100 spørsmål å stille ... Sjekkliste for forhåndsimplementering av intranett

**automatisk oversatt tekst**

Å designe et intranett er en prosess der du bør invitere så mange grupper av ansatte som mulig. Fra prosjektleder, gjennom styret, til personene som skal bruke plattformen til daglig i forbindelse med sitt arbeid. På forberedelsesstadiet for implementering er det verdt å samle og forene behovene og forventningene til hver av disse gruppene.

Intranettbriefen er et godt utgangspunkt for analysearbeid før implementering, både ved utforming av en ny intranettplattform og ved utvidelse av en eksisterende.

For å gjøre det enklere å fylle ut Brief-skjemaet har vi utarbeidet et sett med spørsmål som også kan fungere som en introduksjon til pre-implementeringsanalyse. Vi håper at denne listen vil forbedre planleggingen av å bygge eller utvide intranettet i din organisasjon. Formålet var å rette oppmerksomheten mot de ikke-opplagte aspektene som ofte blir oversett i denne typen analyser.

Leverandørvalg

Leverandørvalg er viktig ettersom det definerer suksessen til hele satsingen. Når du analyserer markedet, er det verdt å ta hensyn til mange aspekter fra forskjellige kilder:

Bedriftens erfaring, støttet av eksemplariske implementeringer, gjerne i form av en portefølje. Det er verdt å se etter casestudier som ikke bare nøyaktig presenterer hvert element i implementeringen av intranettplattformen, men også kunnskapen til spesialister.
Kundenes meninger (og deres profil, bransje og størrelse), legitimasjon eller vurderinger på vurderingsportaler presenterer forløpet for samarbeidet med tjenesteleverandøren på en svært detaljert måte.
Prisene og de hederlige omtalene beviser at selskapet er en ekspert på sitt felt.
Leverandørens tilbud når det gjelder teknologiene som brukes, de foreslåtte hostingløsningene, garanti, omsorg etter implementering og teknisk støtte – er avgjørende for om selskapet henger med i IT-utviklingen og hvordan den griper an utfordringene potensielle kunder står overfor.
Det er også viktig å finne ut om tjenesteleverandøren spesialiserer seg på engangsimplementeringer eller snarere fast samarbeid med oppdragsgiver. Det er greit å sjekke hvordan samarbeidet vanligvis fungerer, hvordan utviklingen/utvidelsen av prosjekter ser ut etter en tid og hvordan bedriften stiller seg til temaet ettersalgsstøtte.

Finn svar på følgende spørsmål:
Går den langsiktige tilstedeværelsen til selskapet i tråd med erfaringen med å lage intranett?
Er det mulig å se kundereferansebrev?
Hvilke teknologier brukes i gjennomførte prosjekter? Tilbyr selskapet en forklaring eller beskrivelse som forklarer hvorfor disse løsningene anbefales?
Hvilke metoder brukes for å lage og administrere prosjekter?
Hvilke sikkerhetsmekanismer og standarder nevner leverandøren? Hvilke sikkerhetstiltak tilbys?
Kan du stole på en dedikert prosjektleder?
Hvordan vil samarbeidet mellom IT-avdelingen og implementeringsteamet se ut?
Hvor lenge tilbys garantiperioden og under hvilke betingelser?
Tilbyr bedriften for eksempel ulike hostingløsninger for å vedlikeholde intranettet? Hva er disse løsningene?
Hva er betingelsene for å gi teknisk støtte? Hvordan ser det ut, inkl. problemresponstid, hendelsesrapportering og hvilke tjenester er inkludert i det valgte tilbudet?
Bruker bedriften kun egne ressurser? Er prosjektene gjennomført helhetlig?
Spesialiserer selskapet seg kun på implementeringer eller har det et helhetlig syn på problemet med intranett og intern kommunikasjon? Kan du regne med rådgivning innen forretnings- og markedsføringsområdet vedrørende internkommunikasjon som en del av samarbeidet?
Kan du regne med støtte til å analysere bedriftens individuelle behov?
Er det tilbudte systemet i samsvar med spesifikke behov? Vil systemet tilpasses/designes med hensyn til eksisterende prosesser i bedriften?

Intranettbrukeres behov

Suksessen til en intranettplattform avhenger i stor grad av å tilpasse intranettet til behovene til ansatte og organisasjoner. Hver bransje vil bruke forskjellige verktøy og enheter; en stasjonær datamaskin, bærbar datamaskin eller smarttelefon er en standard. For enkelte virksomheter kan det være nødvendig med ikke-standardiserte løsninger, f.eks. en multimediekiosk, en offentlig monitor osv. Det er også viktig å avgjøre om hver ansatt skal kunne logge seg på det nye intranettet og vil bruke en individuell eller for eksempel en tilknyttet konto.

Det er også viktig å ta hensyn til organisasjonsstrukturen, bedriftshierarkiet, eller angi kilden til data som deretter skal lastes opp til intranettet. Neste steg er å definere informasjonsbehovet for enkeltavdelinger, stillinger og individuelle oppgaver utført av ansatte. Det er nødvendig å avgjøre om den utformede intranettfunksjonen vil støtte underordnede i deres arbeid, og optimalisere tiden og antall aktiviteter som utføres. Vi oppfordrer deg også til å laste ned vår intranettbrief, hvor du finner mange funksjonelle ideer for å designe et intranett.

Finn svar på følgende spørsmål:
Hva er organisasjonsstrukturen til selskapet? Hvilke avdelinger er de ansatte delt inn i?
Er det mulig å utarbeide medarbeiderundersøkelser eller møter med ansatte fra ulike avdelinger?
Hvordan vil den innsamlede informasjonen bli analysert og hvem vil være ansvarlig for denne oppgaven?
Vil det være spesielle maler for erklæringer sendt i form av en fil eller nettbaserte spørreundersøkelser?
Vil integrasjon med kommunikasjons- eller samarbeidsverktøy være nødvendig?
Hvilke funksjoner skal egentlig inkluderes i intranettet? Vil det være elementer som er typiske for sosiale medieportaler (bildegallerier, mulighet for kommentarer, vurdering osv.)?
Bør KPI-dashbord være en integrert del av intranetthjemmeskjermen? Hvilke andre elementer bør være på hjemmesiden?
Vil ansatte kunne tilpasse skjermen og sette widgets og snarveier til apapplikasjoner de trenger?
Vil intranettet bli integrert med andre systemer som opererer i bedriften? Hva og i hvilken grad?
Vil det være nødvendig å innføre funksjonalitet knyttet til HR- og økonomiavdelingene (ferieforespørsler, arbeidstidspunkt, oppgjør osv.)?
Finnes det en liste over ideer til nye intranettfunksjoner som kan implementeres i fremtiden?

Redaksjonsråd

Rett ved siden av implementeringen av intranettet er nøkkelelementet oppfølging av dets utvikling og effektiv drift, som redaksjonen har ansvar for. Før implementering av intranettet har personalet ansvar for å promotere intranettet blant ansatte.

Det er viktig å velge sjefredaktør, intranett- eller internkommunikasjonsspesialist (IC-spesialist som er "kontakt" for alle avdelinger i bedriften. Denne personen samler inn, analyserer og kontrollerer informasjon, for så å beregne om det å innføre enkelte funksjoner på intranettet er berettiget og lønnsomt. De samler også inn forslag fra ansatte og implementerer dem deretter i systemet, fastslår effektiviteten til intranettet og jobber tett med administratorer og utviklere i denne forbindelse.

Finn svar på følgende spørsmål:
Hvordan vil intranettutviklingsteamet være strukturert? Hvor mange ansatte vil være involvert i dette prosjektet?
Hvilke roller vil hvert medlem spille? (Intranettsjef, redaktører, avdelingsledere, administratorer, etc.) 3
Hvor ofte og i hvilken form vil møter med redaksjonen bli organisert?
Vil opplæring i bruk av systemadministrasjonspanelet, CMS (Content Management System) være nødvendig for alle ansatte?
Hvordan vil arbeidsflyten for utvikling og publisering av innhold se ut?
Hvem vil være ansvarlig for: innholdsskaping, verifisering, publisering, introduksjon, formatering og oppdatering.
Hvilke medier vil bli brukt i plattformen: lyd, video, infografikk, annet?
Vil ansatte som er involvert i utviklingen av intranettet bli belønnet på en eller annen måte for innsatsen? Hvis ja, på hvilken måte?

Strukturen og grafisk utforming av intranettet

Når du designer en hvilken som helst applikasjon eller system, er et ekstremt viktig element strukturen, den intuitive navigasjonen og en tilfredsstillende visuell effekt. Det er også verdt å huske at design av for eksempel native applikasjoner og design av systemer er basert på andre UX- og UI-antakelser. Vi vil skrive mer om det i avsnittet "Intranetttilgangskanaler", men her tar vi hensyn til arkitekturen til intranettinnholdet, alle integrasjoner, navigasjon og grafikk.

Finn svar på følgende spørsmål:
Innholdsarkitektur
Hvilke elementer vil menyen inneholde og hvordan vil den bli gruppert?
Hvilke typer innhold vil bli publisert på intranettplattformen?
Hvilket innhold eller hvilke funksjoner/moduler skal kun være tilgjengelig for utvalgte personer eller avdelinger? Hva er disse avdelingene? Hvilke intranettfunksjoner bør være tilgjengelige for alle ansatte?
Integrasjoner
Hvor mange intranettsystemer skal det integreres med? Hva er begrunnelsen for å bruke et gitt system og dets integrasjon med intranettplattformen?
Hvilke datatyper og innhold skal integreres? Vil det være ensidig integrasjon (kun lesing av informasjon fra andre systemer) eller tosidig (lagring av data fra intranettet også til andre systemer i sanntid)?
Hvordan er det planlagt å koble de eksisterende systemene til det nye intranettet?
Forventes datamigrasjoner til andre systemer i nær fremtid?
Navigasjon
Finnes det allerede et arkitektur- og nettstedslayoutdesign?
Hvilke av navigasjonselementene bør endres for å fungere som vanlig? 3
Planlegger du å lage en intranettmock-up som lar deg teste utformingen så vel som hovedfunksjonene og navigasjonen til intranettet før du starter implementeringen?
Skal det mest brukte innholdet og funksjonene alltid være synlige, for eksempel som permanente grensesnittelementer (på hjemmesiden, øverst, i bunnteksten, som blokker)?
Bør intranettet inneholde mekanismer for merking av innhold i sammenheng med alternativ dokumentoppdagelse?
Vil det være mulig å justere f.eks. brukerens startskjerm til deres preferanser, f.eks. å sette sitt eget snarveipanel? Hvilke andre personaliseringsalternativer kan brukes på intranettet?
Grafisk design
Må systemet overholde ovenfra-og-ned-forutsetningene for den grafiske utformingen som en del av Corporate Identity?
Hvilke merkeelementer må tas i betraktning ved utformingen av det grafiske designet? (f.eks. logo, font, materialer som allerede er tilgjengelig)
Har bedriften et grafisk design klart eller skal oppdateres?

Intranetttilgangskanaler

Den mest populære tilgangen vi har å gjøre med er den gjennom selskapets lokale nettverk. For at en ansatt skal kunne koble seg til en gitt intranettfunksjon, må de da være i bedriftens lokaler og bruke bedriftens utstyr. Samtidig, når det til og med er utenfor bedriftsbygningen (eller rett og slett innenfor nettverksdekning), blir disse funksjonene uoppnåelige. Slik begrenset tilgang kalles lokalt intranett.

En alternativ løsning er - å gjøre intranettet tilgjengelig utenfor bedriften. Den er delt inn i fjerntilgang eller i skybaserte løsninger. Det er viktig å analysere situasjonene der underordnede bruker intranettet og omfanget av informasjon som virksomheten kan eksponere utad på denne måten. Datasikkerhet er nøkkelen.

Finn svar på følgende spørsmålons:
Generell intranetttilgang
Hvordan vil ansatte kunne få tilgang til intranettet? Er det med en domenepålogging eller via en lokal intranettkonto?
Er det noen begrensninger for nettlesere? Tilsier organisasjonens retningslinjer at ansatte bruker bestemte nettlesere?
Har organisasjonen filialer/samarbeid? Vil det i så fall være nødvendig å opprette et eget intranett for hver av dem, eller vil intranettet bli delt? Hva blir avhengighetene?
Vil intranettet bare være tilgjengelig for heltidsansatte? Hvis ikke, hvilke andre grupper av ansatte vil bruke informasjonen på plattformen? Har alle Active Directory-kontoer?
Skal alle ansatte ha tilgang til samme informasjon på intranettet eller må den deles inn i typer data (f.eks. offentlig, konfidensiell, sensitiv, tilgang for utvalgte grupper – hva?).
Vil intranettet kun være tilgjengelig for ansatte som er bosatt i bedriftens lokaler (dvs. i ett nettverk med bruk av domenepålogging)? Vil det være mulig å logge inn på bedriftens nettverk via VPN for personer utenfor bedriften, f.eks. ved kundens ende? Eller kanskje alle personer med tilgang til Internett vil kunne logge seg på intranettet akkurat som på alle andre nettsider?
Mobile enheter intranett-tilgang
Vurderer du å lage en mobilapplikasjon som vil inkludere de mest nødvendige intranettfunksjonene?
Mobilapplikasjonen kan tilpasses en gitt gruppe ansatte - hvilke elementer vil være nyttige for ulike grupper av ansatte?
Hvis ikke applikasjonen, bør intranettet være tilgjengelig på mobile enheter? Hvordan skal intranettet gjøres tilgjengelig på telefoner/nettbrett?

Programvare og teknisk base

Hva å velge: en komplett plattform eller design og implementer en dedikert applikasjon?
Boksløsningen frister med løftet om en rask implementering, en mindre komplisert pre-implementeringsprosess og mye lavere initiale implementeringskostnader. Men når det er nødvendig å tilpasse dem til behovene og utvide dem med nye funksjoner, kan det i praksis vise seg å være et valg som genererer betydelige kostnader. Dette alternativet fungerer godt i små selskaper med lav ekspansjon i strukturer.

Et dedikert intranett er forbundet med høyere kostnader og arbeidsbelastning. Den gir imidlertid en plattform som er 100 % skreddersydd til behovene og forventningene, og derfor er den i stand til raskt å generere besparelser som vil betale tilbake kostnadene forbundet med implementeringen. Det gir en rekke muligheter for utvidelse, prosessoptimalisering og integrasjon med selskapets systemer. Den tar for seg blant annet ERP, CRM, økonomi og regnskap og HR-systemer. Synkronisering av disse dataene med hverandre gjør at forretningsprosesser kan gjennomføres på mye kortere tid, men også ofte fullstendig automatisering. Du kan justere og modifisere disse prosessene til de gjeldende forholdene og behovene til et gitt selskap. I en slik ordning fyller intranettet ofte en teknologisk nisje i bedriften og fungerer som et bindeledd mellom ulike systemer i organisasjonen, noe som gjør det lettere for brukeren å få relevant informasjon.

Pre-implementeringsanalysen gir svaret på spørsmålet hvilket alternativ du skal velge. Den lar deg velge riktig programvare, noe som vil forhindre risikoen for å generere ekstra kostnader.

Finn svar på følgende spørsmål:
Hvilke systemer brukes i bedriften? Hvilke av dem brukes oftest av ansatte fra bestemte avdelinger?
Vil alle av dem kreve integrasjon med intranettplattformen? Hva er business casen for hver av dem?
Hvilken teknologisk base har selskapet? (f.eks. operativsystemer, databaser, egne servere eller servere leid fra en ekstern leverandør, skyplattform, egne SSL-sertifikater).
Hvilke teknologier foretrekker sikkerhetsavdelingen og hva er retningslinjene for en intranettapplikasjon?
Vil intranettet holdes utenfor eller på bedriftens egne servere?
Hva blir autentiseringsteknologien og er SSO (Single Sign On) planlagt?

Intranettimplementeringskostnad og tid

Det er verdt å tilstrebe å gjennomføre en pre-implementeringsanalyse for intranettplattformen. Som et resultat minimeres den økonomiske risikoen. På sin side kan du få et fullstendig bilde av investeringen. Sammen med leverandøren er det verdt å estimere budsjettet innledningsvis og vurdere hvilke elementer som er viktige i starten og hvilke som kan utsettes. En god løsning er å lage en plan og bestemme kostnadene og varigheten av hele prosjektet, og deretter konfrontere dem med de økonomiske mulighetene.

Ofte krever klienter at systemet implementeres raskt og billig. Å legge for mye press på leverandøren kan føre til at forenklede, ikke gjennomtenkte funksjoner returneres.

Finn svar på følgende spørsmål:
Gjennomføringskostnad
Er det satt budsjett for implementering av intranettplattformen?
Tilsier budsjettet teknologisk grunnlag (f.eks. SSL-sertifikater, servere, domener, lisenskostnader og annet?) Er faste og variable kostnadertatt i betraktning? Hva er disse elementene?
Inkluderer budsjettet uforutsette utgifter (f.eks. ny funksjonalitet eller videre integrasjon)?
Gjennomføringstid
Er det en forventet dato for oppstart av intranettet? Må hele systemet ferdigstilles innen denne fristen, eller kan implementeringen deles opp i etapper?
Hvor mye tid skal brukes til å planlegge og implementere intranettet?
Vil det være nødvendig å utarbeide materiell eller innhold for intranettet? Hvem skal utføre arbeidet og når?
Vil data bli migrert eller må de legges inn manuelt – hvor lang tid vil det ta?
Opplæring for redaktører og brukere
Når organisasjonen allerede har denne typen løsninger på plass, har de ansatte litt erfaring og det å sette seg inn i systemet bør ikke være et problem eller ta lang tid. Dersom løsningen er helt ny, er det nødvendig å oppmuntre ansatte til å bruke intranettplattformen.

Under opplæringen bør målene være svært tydelig definert og kombinert med deres praktiske anvendelse og individuelle forventninger til de ansatte selv. På denne måten vil de ikke bare engasjere seg mer, men også bli mer motivert til å bruke intranettplattformen systematisk. På opplæringen skal fremtidige intranettbrukere kunne implementere nye verktøy i praksis.

Finn svar på følgende spørsmål:
Hvem skal ha ansvar for utarbeidelse av opplæringsmateriell – implementeringsbedrift eller redaksjon? Hvem skal gjennomføre presentasjonen?
Hvor mye tid bør du bruke på trening? Blir det ett møte eller gjentakende møter?
Vil det være en kollektiv opplæring for alle ansatte eller individuelle møter, f.eks. for avdelinger?
I hvilken modus vil de bli utført (stasjonære og/eller eksternt)?